Offre d’emploi⎮Assistant(e) de Direction - Institut Français du Sénégal à Dakar

DÉFINITION SYNTHÉTIQUE

L’assistant(e) de direction, sous la supervision de la Directrice déléguée de l’Institut français du Sénégal à Dakar, est chargé(e) :

D’assister la Directrice déléguée afin d’optimiser la gestion de son activité (gestion de plannings et de l’agenda, organisation de déplacements, communication, préparation de réunions, synthèse et compte rendu de réunion etc.) ;
De rédiger des mails, des courriers, des notes, et comptes-rendus, ou programmes de missions de certains invités ;
De gérer les invitations à des événements et réceptions (fête nationale et autres réceptions à l’Ambassade) ;
D’organiser et de coordonner les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la structure ;
De prendre éventuellement en charge le suivi complet de dossiers (contrats et conventions divers, gestion administrative) ou d’évènements spécifiques (organisation de séminaires, salons, forums, etc.).

ACTIVITÉS PRINCIPALES

Gestion de l’agenda et des besoins logistiques de la Directrice déléguée ;
Organisation des réunions de service ou avec les services, des rendez-vous extérieurs, des visio-conférences (garantir la confidentialité des réunions, des rencontres, des dossiers, des décisions) ;
Prise de notes, synthèse des réunions de services ou avec les services ;
Gestion des tableaux et annuaires de contacts et autres outils partagés pour les invitations ou mailings groupés ;
Gestion des appels téléphoniques, des prises de rendez-vous, hiérarchisation des sollicitations de demande d’entretien avec le Directeur délégué, élaboration de réponses aux sollicitions et aux candidatures d’emploi ou de stage ;
Suivi des décisions d’organisation prises par la direction, des relevés de décisions lors des réunions de service, diffusion d’informations auprès du personnel en direct avec le secrétariat général de l’IFS en charge des RH ;
Gestion et suivi des crédits culturels du SCAC vers l’IF Sénégal (dotations IFS, subventions aux projets culturels nationaux), préparation des notifications de dotation Ambassade, gestion des missions et invitations BMI ;
Enregistrement du courrier à l’arrivée et au départ, distribution du courrier aux différents services et suivi de ces courriers en lien avec les chefs de service ;
Archivage des données (papier et numérique) et numérisation des dossiers.

COMPÉTENCES

Savoir rendre compte, savoir rédiger et synthétiser, savoir archiver ;
Maîtrise avancée des outils bureautiques et de communication (traitement de texte, tableaux Excel, outils de mailing)
Savoir prendre des rendez-vous, orienter et informer (et avoir une bonne connaissance des institutions sénégalaises)
Comprendre une organisation comptable ;
Connaissance des affaires culturelles et de coopération culturelle ;
Compétences souhaitées en français (parlé et écrit), wolof et anglais.

SAVOIR ÊTRE